Het organiseren van een massa-event is altijd uitdagend. Of het nu gaat om een festival, een concert, een rondgang of een sportevenement … Er zijn altijd veel uitdagingen. Dit was ook het geval voor het EK running van zaterdag 12 en zondag 13 april 2025 te Leuven, georganiseerd door Golazo.

Een loopwedstrijd met 3 afstanden: 10 kilometer, halve marathon en volledige marathon. Dit wil zeggen véél kilometers, véél lopers en véél supporters. Automatisch brengt dit ook een uitgestrekt parcours met zich mee dat dan zelf ook weer voor uitdagingen zorgt: kruispunten die afgesloten worden, voetgangersbruggen die gebouwd worden, doorgangen waar controle nodig is, bevoorradingsposten om de lopers van water te voorzien, … het lijstje met taken is zéér lang.

Om dit allemaal in goede banen te leiden, zijn er véél helpende handen nodig en zo is Golazo bij Koukki terecht gekomen.

We kregen de vraag om te helpen tijdens de beide dagen van het EK Running. De initiële vraag ging om een 65-tal werkkrachten per dag. Uiteindelijk zijn er dat meer dan 250 geworden, verspreid over de 2 dagen.

We bemanden posities in het fandorp op het Ladeuzeplein en het drukke Martelarenplein, de eventzone aan de Sportoase, de start- en finishzone, langsheen het parcours op verschillende plaatsen, …. Zelf de parkings kregen aandacht van ons, alsook de bushaltes en we hielpen mee in bevoorradingszones. En, ooh ja, we hebben zelfs geholpen aan de stand van “medaillegravering”.

Op het terrein hadden we ogen en oren van de verenigingen, maar ook van onze supervisors. 4 toppers die ervoor zorgden dat de juiste info gedeeld werd met het CP-event. De CP-verantwoordelijken konden dan de juiste beslissing nemen en door de goede communicatie werden te drukke momenten op kritieke plaatsen correct en snel aangepakt. Zo zorgden we samen voor een betere doorstroming van toeschouwers en hielpen we met EHBO-oproepen.

Net zoals voor Golazo, was het ook een uitdaging voor Koukki om alle vrijwilligers te vinden, maar dankzij het netwerk waar we al jaren aan bouwen en op kunnen vertrouwen, is het ons gelukt!

We hebben met veel verschillende vzw’s samengewerkt en dankzij het gebruik van KoukkiDot, hebben we alles efficiënt kunnen plannen en beheren. Alle nodige info was beschikbaar in het platform wat ons héél wat e-mails bespaard heeft.

De vzw’s en supervisors hadden zelf toegang tot KoukkiDot waardoor zij het bolletjesplan konden raadplegen en dus in één oogopslag hun posities konden terugvinden. Verder hadden ze hun overzichtslijsten op gebied van planning, budget en materiaal dat hen dan weer hielp om hun planning met de individuele vrijwilligers op te stellen. De briefings die ze konden raadplegen en downloaden, hielp hen ook bij hun interne organisatie en communicatie.

Golazo kon ook inloggen op KoukkiDot en had zo zicht op de posities van Koukki, de documenten die gedeeld werden, het materiaal dat nodig was en het kostenplaatje werd in beeld gebracht, dit was zelfs per positie, zone, taak, … zichtbaar.

Was dit een geslaagd event?
Zeer zeker! De communicatie en samenwerking met Golazo verliep vlot, de vzw’s en supervisors hebben meer dan hun steentje bijgedragen en KoukkiDot heeft zijn meerwaarde duidelijk laten zien!

@Golazo, see you next time !

Koukki et KoukkiDot @ EK Running 2025

Was dit een geslaagd event?Zeer zeker! De communicatie en samenwerking met Golazo verliep vlot, de vzw’s en supervisors hebben meer dan hun steentje bijgedragen en KoukkiDot heeft zijn meerwaarde duidelijk laten zien!@Golazo, see you next time !

Was dit een geslaagd event?
Zeer zeker! De communicatie en samenwerking met Golazo verliep vlot, de vzw’s en supervisors hebben meer dan hun steentje bijgedragen en KoukkiDot heeft zijn meerwaarde duidelijk laten zien!

@Golazo, see you next time !